• Előzetes igénylista összeállítása a megrendelővel;
• Technikai kapcsolatfelvétel a tervezett távoli helyszínekkel;
• Technikai próbák lebonyolítása (külön-külön, és valamennyi helyszínnel együttesen);
• Prezentációs anyagok előkészítése;
• Eszközök és termek rendelkezésre állásának programozása;
• A konferencia helyi vendégeinek fogadása;
• Az ilyen jellegű konferencián először részt vevők figyelmének felhívása az elkerülendő kommunikációs helyzetekre;
• A konferencia résztvevőinek kiszolgálása (catering) az esemény alatt;
• A konferencia technikai lebonyolítása, a prezentációs anyagok bejátszása;
• Adminisztratív záró tevékenységek bonyolítása.

Amennyiben a konferenciában részt vevő helyszínek (és személyek) már nem először vesznek részt ilyen jellegű rendezvényen, úgy az előzetes felkészülésre szánt idő rövidíthető, de a fenti tevékenység listát ebben az esetben is mindig elvégezzük.

A fenti felsorolásból látható egy ilyen rendezvény szervezése és lebonyolítása meglehetősen összetett feladat, azonban – különösen több résztvevő esetén, valamint akkor ha a távoli helyszínek jelentős távolságban helyezkednek el egymástól – a személyes utazással párosuló konferenciákhoz képest rendkívül jelentős idő és költségmegtakarítást eredményez.

A felhasználó igényeket - a rendelkezésünkre álló eszközpark birtokában - maximálisan figyelembe tudjuk venni. Lehetőséget tudunk biztosítani, hogy a megszervezett videokonferencián állandóan változó szereplők vegyenek részt (pld. állásinterjúk lebonyolítása). Ilyenkor a sorra következő szereplők elhelyezését is meg tudjuk oldani.